Foire aux questions Fiducial Office Solutions

Foire aux questions

Vous avez une question sur :

Je veux passer une commande
Livraison et retours
La reprise de mobilier
Le SAV
Vos interlocuteurs dédiés
Notre offre produits
Nos engagements logistiques
Nos engagements "Développement durable"
Notre site
Produits livrés directement par nos fournisseurs
Comment régler mes achats ?
Facturation dématérialisée
Les fonctionnalités FOS
Création d'une commande
Concernant l'EDI
Comment fonctionne la carte d'achat ?
Fiducial Office Solutions vous accompagne

Je veux passer une commande


Quels sont les modes de passation de commande ?

FIDUCIAL Office Solutions est organisĂ© pour traiter avec le mĂȘme niveau de service toutes les commandes reçues, quel que soit le moyen utilisĂ© par le client pour passer commande.
Notre Service Clients vous accueille du lundi au vendredi de 8h00 Ă  18h30 au 04 72 20 78 78.
Notre Service Clients traite immĂ©diatement les commandes reçues par tĂ©lĂ©phone, et nous sommes Ă  l’écoute de nos clients pour rĂ©pondre Ă  toute question pouvant intervenir au moment de la commande.
Nous avons une attention particuliĂšre pour les commandes reçues par courrier ou par mail. En effet, ces commandes nĂ©cessitent que l’utilisateur les adresse Ă  l’agence commerciale de laquelle il dĂ©pend, et qu’il indique son numĂ©ro de compte client afin que notre Service Clients puisse traiter rapidement et correctement les commandes reçues.
En outre, notre plateforme de commande fiducial-office-solutions.fr vous permet de passer commande 7 jours sur 7 et 24h sur 24.

Que se passe-t-il dans le cas d’une information erronĂ©e sur un bon de commande envoyĂ© par courrier ou par mail ?

Si vous avez indiquĂ© sur votre bon de commande un code article erronĂ©, ou encore une quantitĂ© « hors norme », l'Assistante Commerciale en charge de votre compte prendra systĂ©matiquement contact avec l’émetteur de la commande afin de se faire prĂ©ciser auprĂšs de lui les informations nĂ©cessaires.

Quelles sont nos préconisations pour éviter les erreurs de saisie, pour les commandes par courrier ou par mail ?

Afin de prendre toutes les dispositions pour permettre une saisie conforme de votre commande, nous prions nos clients de :

ne pas porter d’indications manuscrites sur le bon de commande

vérifier les unités de conditionnement

renseigner le code article dans sa totalitĂ©, y compris le suffixe Ă  deux chiffres prĂ©cisant le coloris de certains articles d’écriture et de classement.

Que se passe-t-il dans le cas oĂč un article n’est pas disponible ?

Dans le cas d’une commande reçue par courrier ou par mail, dĂšs lors que l’assistante commerciale dispose de l’information Ă  l’écran, si une rĂ©fĂ©rence figurant sur la commande est momentanĂ©ment en rupture de stock, elle contactera l’émetteur de la commande pour l’informer de cette situation et pour lui indiquer le produit de remplacement que nous lui proposons. MĂȘme s’il s’agit d’un produit d’une gamme Ă©quivalente ou supĂ©rieure, notre Service Clients sollicitera votre approbation.

Quelles sont les alertes paramétrables pour éviter les erreurs de saisie sur les quantités ?

DĂšs lors que la quantitĂ© saisie semble « hors norme », notre plateforme de commandes gĂ©nĂšre une alerte afin d’inviter l’utilisateur Ă  contrĂŽler la quantitĂ© saisie.

Comment le client est-il informé par FIDUCIAL Office Solutions que sa commande a été prise en compte ?

Un accusé de réception est systématiquement envoyé à l'utilisateur une fois la commande validée à son niveau, puis à l'approbateur si votre commande nécessite une validation.

Que se passe-t-il sur fiducial-office-solutions.fr dans le cas oĂč un article n’est pas disponible ?

Dans le cas d’une commande passĂ©e par fiducial-office-solutions.fr, l’utilisateur dispose d’une information sur la disponibilitĂ© de chaque article par les mentions « en stock », « produit bientĂŽt Ă©puisĂ© » ou « dĂ©finitivement indisponible ».

Si un article est momentanément en rupture de stock, notre plateforme de commande suggérera automatiquement un produit de remplacement.


Comment ajouter un tampon personnalisable au panier ?

Pour l'ajout d'un tampon personnalisable au panier, il suffit d'appuyer sur le bouton "personnaliser" pour lancer le configurateur. Pensez à modifier la quantité voulue avant de configurer votre tampon.

Une fois arrivé sur la page du configurateur, vous devez sélectionner le modÚle que vous voulez utiliser. Vous avez le choix entre un modÚle vierge, un modÚle type pour le tambon en question ou vos propres modÚles enregistrés.

Cliquez sur "Créez une personnalisation" pour démarrer à zero. Le configurateur s'affiche et vous avez à disposition plusieurs onglets pour régler votre tampon.

1 - Onglet TEXTE : saisissez ou modifiez votre texte sur les différentes lignes du tampons. Choisissez la mise en forme : police, taille police, gras, italique, souligné, justification horizontale et verticale.
2 - Onglet ESPACEMENT : gérez le positionnement des lignes de votre tampon ou plaque à l'espace prÚs (cas des accents, lettres se chevauchant).
3 - Onglet REGLES : ajoutez des traits sur votre tampon.
4 - Onglet CADRES : ajoutez un cadre sur votre tampon.
5 - Onglet VISUELS/LOGOS : ajoutez un logo (ou une signature) en noir et blanc : format jpeg, png... requis (pas de word ou pdf).

Vous avez, à tout moment, une prévualisation des modifications en cours au dessus des onglets.

Une fois votre configuration terminée, appuyez sur le bouton 'Suivant' pour contrÎler votre bon à tirer. Vous pouvez le corriger dans les champs disponibles. Une fois le bon à tirer confirmé, n'oubliez pas de cocher les cases "Approuvé".

Pour enregistrer votre modĂšle, remplissez le champs "Nom du modĂšle" et appuyez sur "Enregistrer et ajouter au panier".

Enfin, si vous ne souhaitez pas enregistrer le modÚle, vous pouvez simplement cliquer sur "Ajouter au panier". Vous aurez accÚs à un aperçu du tampon dans votre panier.

Livraison et retours


Comment suivre ma livraison ?

La traçabilitĂ© de la commande apporte une maĂźtrise totale de l’information, au travers de 5 statuts de livraison :


Statut 1 – Demande prise en compte

Statut 2 – Commande en cours de prĂ©paration

Statut 3 – Commande en cours d’acheminement vers la plateforme

Statut 4 – Commande en cours de livraison

Statut 5 – Commande livrĂ©e et BL Ă©margĂ©


L'information est transmise en temps réel grùce à une connexion 4G sur le terminal mobile dont est équipé notre chauffeur livreur.

L’émargement du client destinataire est effectuĂ© sur le terminal mobile que lui prĂ©sente notre chauffeur livreur.

Les clients non utilisateurs de fiducial-office-solutions.fr peuvent prendre connaissance du statut de livraison de leur commande en contactant le Service Clients en charge du suivi de leur compte.


Que se passe-t-il dans le cas d’un article manquant ?

Dùs lors qu’un article est en rupture de stock, nous l’indiquons sur le bon de livraison afin d’en informer le client. Sauf indication contraire de la part du client, nous conservons l’article dans notre carnet de commandes et nous nous engageons à le livrer dùs lors qu’il est à nouveau disponible.

En cas d’indisponibilitĂ© totale et dĂ©finitive, FIDUCIAL Office Solutions s’engage Ă  livrer, au mĂȘme prix, un produit alternatif d’une gamme au moins Ă©quivalente.

Quels services sont proposĂ©s si le produit livrĂ© n’est pas conforme Ă  votre attente ?

Quel que soit le motif, FIDUCIAL Office Solutions s’engage Ă  reprendre ou Ă  Ă©changer, sans frais supplĂ©mentaire pour le client, tout article qui ne correspondrait pas Ă  l’attente du client.

Cet engagement de FIDUCIAL Office Solutions est conditionnĂ© au respect par le client d’un dĂ©lai maximum de 30 jours aprĂšs la rĂ©ception de la commande, et dĂšs lors que le produit est rendu Ă  l’état neuf dans son emballage d’origine.

Tout retour de produit doit faire l’objet d’une acceptation prĂ©alable Ă©crite de la part de FIDUCIAL Office Solutions. Tout produit retournĂ© sans cet accord serait tenu Ă  la disposition du client et ne pourrait faire l’objet d’un avoir.

En ce qui concerne le mobilier de bureau, les produits livrĂ©s montĂ©s ne peuvent pas faire l’objet d’une reprise.

Que faisons-nous si le produit est livré cassé ou abßmé ?

Dans l’éventualitĂ© qu’un article soit livrĂ© cassĂ© ou abĂźmĂ©, FIDUCIAL Office Solutions procĂšde systĂ©matiquement au remplacement du produit dans les meilleurs dĂ©lais.

Pour cela, il suffit d’indiquer par Ă©crit des rĂ©serves sur le bon de livraison, en prĂ©cisant la rĂ©fĂ©rence du produit concernĂ© et la quantitĂ©, et d’en informer notre Service Clients en lui transmettant le bon de livraison annotĂ© en piĂšce jointe d’un mail.

Quelles sont les modalités de Retour des Marchandises ?

Vous souhaitez nous retourner un produit qui vient de vous ĂȘtre livrĂ© et que vous n’avez pas encore dĂ©ballĂ© ni utilisĂ©.

Aucun problùme, c’est possible !

Vous disposez en effet de 30 jours Ă  compter de la date de livraison pour demander un Ă©change ou un avoir si vous n'ĂȘtes pas satisfait par un produit commandĂ©.

Les cas de retour :

le produit ne correspond pas Ă  vos attentes

il est livré défectueux

il n’est pas conforme à votre commande

Conditions de reprise :

La demande doit ĂȘtre faite sous 30 jours Ă  compter de la date de livraison.

Une autorisation de retour est préalable à tout retour.

Les produits sont repris neufs, dans leur emballage d'origine, avec tous les accessoires et les documents, pochettes scellées, consommables non déballés et non utilisés.

Les produits seront repris pas votre chauffeur-livreur habituel

Ne sont ni repris ni échangés sauf erreur de notre part : les produits mobilier, les produits personnalisés (tampons, imprimerie) et hors catalogue

Comment procéder à un échange ?

Appelez votre Assistant(e) commercial(e) ou notre Service clients et munissez-vous au préalable de votre n° de bon de livraison/facture

Informations Ă  communiquer :

Le numéro du bon de livraison ou de la facture

La (les) références de(s) articles et la quantité à retourner

La raison du retour

Le nom et les coordonnées de la personne à contacter chez vous

Le lieu précis (adresse, étage, service + horaires) de reprise

La reprise de mobilier


Sur demande de votre part Fiducial Office Solutions propose et organise la reprise de votre ancien mobilier.

Reprise :

Prestation de reprise ou dĂ©mĂ©nagement lors de la livraison d’une commande (dĂ©monter, Ă©vacuer, mettre en benne)

Pour cela, notre Service Clients ou votre assistante dédiée récupÚre les informations indispensables à l'organisation de cette prestation de reprise :

l'adresse exacte et les moyens d'accùs (escaliers, monte charge
)

les types de produits à reprendre (bureaux, caissons, armoires, siùges
)

les dimensions des produits

les quantités

les types de matiÚre (mélaminé, tissu, métal
)

Selon les infos recueillies, nous réalisons un chiffrage de la prestation que nous vous communiquons dans un délai moyen de 72h.


Reprise Valdelia :

En outre, l'éco organisme Valdelia, dont FOS est adhérent, collecte et recycle gratuitement les déchets d'ameublement de tous les professionnels du territoire, quels que soit leur taille et leur domaine d'activité.

Ces services s'adressent à tous les détenteurs de meubles professionnels usagés, aussi bien les entreprises que les collectivités et services publics.

Les meubles en bon état sont réemployés ou réutilisés par les partenaires de l'économie sociale et solidaire de Valdelia. Les autres sont valorisés ou recyclés en matiÚres premiÚres secondaires (MPS) qui serviront à créer de nouveaux produits.

Si le client passe par Valdélia, le client n'est pas facturé mais c'est lui qui doit démonter son mobilier et l'acheminer vers un centre de tri Valdélia si la commande est < à 20 m3 ou si la commande est > à 20 m3, se mettre en relation avec Valdélia pour que Valdelia mette à disposition une benne chez le client (le démontage du mobilier et le déplacement dans la benne étant à gérer par le client)


Le SAV


Pour les produits sous garantie : notre S.A.V. est à votre disposition pour prendre en charge votre équipement.

Vous pouvez adresser votre demande :

par mail : fos.sav@fiducial.net

par tél : 09 69.39.54.26 (9h/12h30 et de 13h/16h30)

par fax : 09.69.36.29.64

Informations Ă  nous fournir :

NumĂ©ro de facture d’achat ou de bon livraison mentionnant le produit en question

Nom et référence du produit concerné

Descriptif du problÚme rencontré

Adresse oĂč le produit est Ă  reprendre et un contact sur place (si autre que vous-mĂȘme)

Selon les cas : échange ou réparation de votre équipement : ne retournez pas de matériel sans avoir au préalable contacté notre S.A.V.

A noter qu'en cas :

d’échange : la reprise et la re-livraison se fera par votre chauffeur livreur FIDUCIAL Office Solutions habituel

de réparation : la reprise se fera par un transporteur mandaté par FIDUCIAL Office Solutions ou le réparateur, et la re-livraison sera assurée par le réparateur.

Au delà de la période de garantie : notre S.A.V se tient à votre disposition pour vous mettre en relation avec un éventuel réparateur.

Notre Service AprĂšs Vente est Ă  votre disposition pour vous aider Ă  rĂ©soudre toutes les difficultĂ©s d’ordre technique que vous pourriez rencontrer avec un Ă©quipement dont vous avez fait l’acquisition auprĂšs de nous.

Le Service AprĂšs Vente de FIDUCIAL Office Solutions est joignable du lundi au vendredi ,

de 9h Ă  12h30 et de 13h Ă  16h30 par tĂ©lĂ©phone au 09 69 39 54 26* (* coĂ»t d’un appel local), par fax au 09 69 36 29 64 ou par mail Ă  l’adresse fos.sav@fiducial.net

Outre la garantie légale des vices cachés des articles 1641 et suivants du Code Civil, FIDUCIAL Office Solutions propose à ses clients de bénéficier de la garantie contractuelle accordée par le fabricant.

La mise en Ɠuvre de cette garantie suppose que la dĂ©faillance rencontrĂ©e ne soit pas la consĂ©quence d’une mauvaise utilisation du produit (usage inadaptĂ©, dĂ©faut d’entretien, casse
)

La garantie contractuelle proposĂ©e par le fabricant couvre la rĂ©paration du produit concernĂ© (piĂšces et main d'Ɠuvre comprises) eu Ă©gard au dĂ©faut constatĂ© par le fabricant ou son rĂ©parateur agréé.

Que propose FIDUCIAL Office Solutions en cas de panne ?

DĂšs lors qu’un produit fait l’objet d’une panne ou d’une dĂ©fectuositĂ© au-delĂ  de 30 jours aprĂšs sa rĂ©ception par le client, trois types de traitement peuvent s’appliquer :

L’échange du produit pour un produit neuf

La réparation du produit dans le cadre de la garantie

Le traitement par le fabricant, hors garantie

Échange du produit

Lorsque le produit sous garantie n’est pas rĂ©parable, nous procĂ©dons Ă  un Ă©change standard.

La prise en charge de la demande du client dĂ©clenche l’ouverture d’un dossier par notre assistante SAV qui communique au client – par mail – la rĂ©fĂ©rence du dossier et un bon de retour SAV.

Nous demandons à nos clients de coller le bon de retour sur l’emballage, afin que notre chauffeur puisse prendre en charge la reprise du colis lors de son passage.

Réparation du produit sous garantie

Dans le cas oĂč le produit est sous garantie, sa rĂ©paration est prise en charge par le fabricant ou son rĂ©parateur agréé.

FIDUCIAL Office Solutions ouvre un dossier SAV et en communique les Ă©lĂ©ments au fabricant afin qu’il puisse prendre en charge la demande Ă  son niveau.

Ce dossier comprend :

La raison sociale et l’adresse du client

La facture

La référence du produit

Le numĂ©ro de sĂ©rie de l’appareil

L’objet de la panne

Le cas échéant une photo du produit en panne ou défectueux.

L’enlĂšvement du produit est organisĂ© par le fabricant. Le produit est enlevĂ© dans son emballage (ou dans un emballage adaptĂ©) par un transporteur.

Les dĂ©lais de rĂ©paration sont en moyenne de l’ordre de 3 semaines, et varient selon la nature de la panne constatĂ©e.

S’il s’agit d’une imprimante, d’un vidĂ©oprojecteur, d’un dictaphone ou d’un transpondeur

Si la demande du client porte sur des piÚces détachées sous garantie, notre assistante SAV se charge de transmettre au fabricant les éléments nécessaires à son obtention dans les meilleurs délais. Les piÚces détachées sont livrées directement par le fabricant sans frais pour le client.

Réparation du produit hors garantie

Si le produit n’est plus sous garantie, nous vous indiquerons les coordonnĂ©es du fabricant ou de son rĂ©parateur agréé le plus proche, afin qu’il puisse convenir directement avec vous des suites Ă  donner.

L’information du client et la traçabilitĂ© du produit en rĂ©paration

Le dĂ©lai moyen constatĂ© de la prise en charge d‘un dossier SAV, jusqu’à la rĂ©paration et au retour effectif du produit chez le client est variable selon les types de produits et les fabricants. Dans la majoritĂ© des cas il se situe aux alentours de trois semaines.

FIDUCIAL Office Solutions est organisé pour vous informer à tout moment du statut de la réparation :

en cours d’acheminement vers le fabricant

en cours de réparation

en cours d’acheminement vers le client

Cette information est disponible auprĂšs des Assistantes SAV de FIDUCIAL Office Solutions

Le matĂ©riel de prĂȘt

FIDUCIAL Office Solutions propose un service de prĂȘt d’un appareil de remplacement pendant la durĂ©e de la rĂ©paration.

Ce service concerne les destructeurs de documents.

Nos Assistantes SAV sont Ă  votre disposition pour vous renseigner sur la disponibilitĂ© de nos appareils de prĂȘt.

Le Service AprĂšs Vente pour le mobilier de bureau

La qualitĂ© du Service AprĂšs Vente est un critĂšre important dans le choix d’un fournisseur en mobilier de bureau. Aussi, FIDUCIAL Office Solutions apporte un soin particulier Ă  satisfaire les demandes de ses clients.

Pour le mobilier de bureau, le principe de fonctionnement du SAV est identique Ă  celui des autres produits. Avec toutefois une spĂ©cificitĂ© : le nombre de piĂšces dĂ©tachĂ©es que nous gĂ©rons est Ă  la mesure de l’étendue de notre gamme.

Le Service AprĂšs Vente pour les cartouches informatiques

Dans le cas d’une dĂ©fectuositĂ© constatĂ©e dans l’utilisation d’une cartouche informatique, nous invitons nos clients Ă  contacter par tĂ©lĂ©phone notre Service Clients qui prendra en charge la demande.

Dans un premier temps, le Service Clients propose aux clients d’opĂ©rer une vĂ©rification visuelle. Si une piĂšce cassĂ©e au dĂ©ballage ou une fuite aprĂšs premiĂšre utilisation sont constatĂ©es, notre politique SAV consiste Ă  Ă©changer la cartouche informatique dĂ©fectueuse.

S’il s’agit d’anomalies constatĂ©es Ă  l’impression (traces, 
), le Service Clients suggĂšre au client de faire un essai avec une autre cartouche. Si le problĂšme persiste, nous suggĂ©rons Ă  nos clients de se rapprocher du SAV du fabricant afin de procĂ©der Ă  un nettoyage ou Ă  une rĂ©paration de l’imprimante.

Vos interlocuteurs dédiés


Vous n’ĂȘtes pas encore client et vous voudriez nous contacter ?

Contactez-nous au 04 72 20 78 78.

Vous ĂȘtes client depuis peu et vous ne savez plus oĂč retrouver les coordonnĂ©es de votre assistante commerciale dĂ©diĂ©e ?

Vous pouvez retrouver les coordonnées de votre Assistant(e) commercial(e) dédiée sur vos derniers bons de livraison et factures ou en vous connectant dans votre espace client.


Quels sont vos interlocuteurs chez Fiducial Office Solutions ?

Afin de garantir votre entiÚre satisfaction, votre assistante, votre commercial et votre chauffeur sont à votre disposition afin de répondre à l'ensemble de vos attentes.


Vous ĂȘtes attachĂ©(e) Ă  prĂ©server les emplois dans votre rĂ©gion ?

Vos interlocuteurs chez Fiducial Office Solutions (votre Assistant(e) de Service clients, votre Commercial(e) et votre Chauffeur-livreur) sont des acteurs de proximité. Notez également que nous privilégions les produits fabriqués en France ; enfin, nous collaborons largement avec des fournisseurs fortement impliqués sur le territoire national.

Nos actions sont nos emplois !


Notre offre Produits


Vous recherchez une réponse produits au meilleur rapport Qualité / Prix ?

Notre propre marque FIDUCIAL Office Solutions, facilement repérable, vous offre une réponse Qualité/Prix dans chaque environnement de notre catalogue.

Retrouvez tous les produits dans la « Boutique Notre marque » sur fiducial-office-solutions.fr.


J’ai besoin de mobilier pour l'accueil, les salles de rĂ©union, les lieux de pauses, les bureaux de la Direction
qui contacter ?

Demandez le catalogue Mobilier à votre commercial(e) ou sur notre site. Votre interlocuteur commercial habituel saura vous proposer la meilleure solution selon votre besoin et votre budget. Avec Fiducial Office Solutions, c’est facile de travailler dans des conditions confortables et optimales !

Je veux ĂȘtre assurĂ©(e) d'avoir le produit commandĂ© ?

Nous attirons votre attention sur le fait qu'il peut exister une nuance de couleur entre la photo sur notre site Internet et la couleur du produit ou mobilier que vous recevrez. Cela dépend notamment de la luminosité des lieux, du réglage de l'appareil photo, etc. En cas de doute sur une couleur, n'hésitez pas à prendre contact avec votre commercial qui pourra, en fonction des produits et du mobilier, vous adresser un nuancier.


J’ai besoin de produits d’imprimerie : brochures, catalogues, dĂ©pliants, flyers


Oui c’est possible directement en ligne sur notre site dĂ©diĂ© www.veoprint.com.


J’ai des besoins en communication intĂ©rieure ou extĂ©rieure pour des occasions particuliĂšres (salons, animations de rue, soldes
) ?

Pour vos besoins spĂ©cifiques sur des banniĂšres, des totems, des bĂąches, de la vitrophanie
nous avons des rĂ©ponses Ă  vous apporter pour mener Ă  bien votre communication et travailler l’image de votre entreprise. Notre compĂ©titivitĂ© et la qualitĂ© des produits proposĂ©s sont incontestables sur ce marchĂ©.

Retrouvez toute la gamme directement en ligne sur notre site dédié www.veoprint.com.


Vous assurez la gestion de stock et la distribution de produits de communication interne auprùs d’un autre prestataire et vous souhaitez mutualiser les organisations et les interlocuteurs ?

Des prestations logistiques spĂ©cifiques peuvent ĂȘtre dĂ©finies pour vous permettre une gestion centralisĂ©e. Quels besoins auriez-vous en ce sens ?

Contactez votre commercial pour trouver la solution adaptée.

Nos engagements logistiques


Je veux ĂȘtre livrĂ©(e) demain pour une rĂ©union prĂ©vue en derniĂšre minute

Une livraison en 24h pour toute commande passĂ©e avant 12h via votre Assistante ou 13h via sur notre site, c’est pratique et facile !

Nos engagements « Développement Durable »


Vous souhaitez vous débarrasser de piles, ampoules et cartouches usagées ?

FIDUCIAL Office Solutions respecte les exigences légales applicables en ce qui concerne la reprise des déchets, et propose à l'ensemble de ses clients un service de reprise des produits usagés qui ont été achetés chez FIDUCIAL Office Solutions.

Demandez ces containers sur dans la rubrique "Boutique verte" « Nos actions de récupération »


Vous accordez une attention particuliĂšre Ă  la prĂ©servation de l’environnement ?

Nos actions en ce sens sont multiples : sĂ©lection de produits Ă©co-responsables et recyclĂ©s/recyclables, certification d’écolabels, optimisation des tournĂ©es de transports, adaptation de la taille des emballages (cartons ou enveloppes) selon leur contenu et poids.

Retrouvez nos engagements dans la rubrique « Boutique Verte ».

Notre site


Vous voulez avoir un outil de passation de commande, simple, rapide, qui prendra en compte l’organisation de votre entreprise et qui respecte vos dĂ©cisions d’achats ?

Nous vous invitons Ă  crĂ©er un compte personnalisĂ© pour passer toutes vos commandes sur notre site. Votre commercial(e) vous prĂ©sentera les paramĂ©trages possibles en accord avec vos besoins. Nous avons toujours pu rĂ©pondre aux divers circuits de validation propres qu’ont nos clients. Nous aurons une rĂ©ponse adĂ©quate Ă  votre organisation.


Produits livrés directement par nos fournisseurs


Y a-t-il des frais de port spécifiques pour ces produits ?

Non, il n’y aura pas de frais de port spĂ©cifiques. Vos conditions habituelles s’appliqueront.


Dois-je saisir une commande spécifique pour ces produits ?

Non, vous pouvez saisir une seule commande globale (produits FOS + produits de l'offre Ă©largie). En revanche, il y aura 2 livraisons dont une livraison spĂ©cifique des produits de l’offre Ă©largie avec un BL distinct.

Quel est le délai de livraison ?

Il y aura 2 délais de livraison : le délai habituel pour la commande de produits FOS et un délai pour les produits de l'offre élargie, livrés directement par le fournisseur. Le délai maximum est de 5 jours à partir de la date de commande.

OĂč puis-je trouver le n° de ma commande ?

Avant d’appeler votre Assistante Commerciale pour un renseignement sur votre commande, munissez-vous du n° de commande indiquĂ© sur le BL, en bas de page sous « RĂ©fĂ©rences Fiducial » ou en haut de page, Ă  cĂŽtĂ© de la mention « Bon de Livraison » et aprĂšs « XD/ ».

OĂč puis-je trouver la rĂ©fĂ©rence du produit ?

La référence composée de 6 caractÚres (1 lettre + 5 chiffres) est notée sur le BL, sous le libellé : « Article client » ou "Produit".


Puis-je commander ces produits Ă  l’unitĂ© ?

En saisie de commande, chaque produit a une quantité minimum, et certains peuvent avoir en complément un multiple minimum. Si la quantité saisie est inférieure à la quantité et/ou au multiple minimum, un message apparaßtra en saisie de commande.

Exemple de message :

La quantitĂ© minimum de ce produit doit ĂȘtre supĂ©rieure Ă  20

La quantitĂ© saisie n’est pas un multiple de 5

Est-ce que tous les produits sont visibles sur le site ?

La visibilitĂ© sur le site est mise Ă  jour tous les jours en fonction du stock disponible. Un produit qui n’a plus de stock ne sera plus visible, il redeviendra visible dĂšs qu’il aura Ă  nouveau du stock.

Comment régler mes achats ?


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Mandat_prelevement_SEPA : c’est automatique, pratique et Ă©galement Ă©conomique !

Facturation dématérialisée


Le principe de fonctionnement pour le secteur privé

Option 1 : le lien URL

FIDUCIAL Office Solutions adresse au client un mail avec un lien URL, par facture, pour vous permettre de la récupérer au format pdf dans un délai de 8 jours (durée de validité du lien URL). Ce service est gratuit.

Option 2 : le pdf joint

Pour chaque facture, FIDUCIAL Office Solutions adresse au client un mail avec en piÚce jointe un pdf signé électroniquement. Ce service est gratuit.

Option 3 : le multi pdf joints

Il s’agit de l’envoi par FIDUCIAL Office Solutions de plusieurs pdf signĂ©s Ă©lectroniquement en piĂšces jointes d’un seul mail, par compte client et par jour, ce service est gratuit.

Pour les administrations et les collectivités FIDUCIAL Office Solutions transmet les factures dématérialisées sur le portail Chorus Pro.

Option 4 : votre Espace Client

Les factures dématérialisées seront conservées dans votre Espace Client et resteront accessibles pendant 10 ans.

Le principe de fonctionnement pour le secteur public

Pour les administrations et les collectivités, FIDUCIAL Office Solutions transmet les factures dématérialisées sur le portail Chorus Pro.

La mise en place de cette solution nécessite un contact préalable auprÚs de notre Service Clients pour valider les paramÚtres définis sur le portail :

Le n° SIRET servant à vous identifier sur le portail Chorus Pro

Le n° de marché

Les n° d’engagement

Les codes services

Une fois ces informations renseignées, le service est effectif à la date que vous choisirez et nos factures seront déposées sur le portail de Chorus Pro.

Mise à jour des informations à porter sur vos factures dématérialisées

Notre Service Clients est Ă  votre disposition pour :

ajouter une information que vous souhaitez voir apparaĂźtre de maniĂšre rĂ©currente sur vos factures (numĂ©ro de marchĂ©, code d’imputation budgĂ©taire,...)

modifier les informations concernant vos coordonnées de facturation (adresse de facturation, coordonnées, contact
)

supprimer des informations que vous ne souhaitez plus voir apparaĂźtre sur vos factures

Concernant les clients du secteur public, nos assistantes commerciales veillent réguliÚrement au traitement des rejets de factures sur Chorus Portail Pro.

Mise Ă  jour de vos choix et changement d’option de facturation dĂ©matĂ©rialisĂ©e

Nos clients du Secteur PrivĂ© peuvent Ă  tout moment modifier l’option de facturation choisie.

Il suffit pour cela qu’ils en fassent la demande auprùs de l’Assistante Commerciale FIDUCIAL Office Solutions qui assure le suivi de leur compte.

Le changement d’option de facturation est un service gratuit.

Le relevé de facturation

En complĂ©ment de nos solutions de facturation dĂ©matĂ©rialisĂ©e qui disposent d’un certificat de signature RGS**, nous offrons Ă  nos clients qui nous en font la demande, l’envoi d’un relevĂ© de facturation.

Ce fichier est rĂ©alisĂ© par nos soins au format .txt et il prĂ©sente l’ensemble des Ă©lĂ©ments de facturation de la pĂ©riode considĂ©rĂ©e.

Ce service est gratuit.

Les fonctionnalités FOS


Vous pouvez constituer votre propre catalogue personnalisĂ© pour vous et les utilisateurs de votre entreprise ou organisation. Il s’agit de votre “mini-catalogue”.

L’Utilisateur dispose :

D’un profil de commande

De coordonnées

D’une ou plusieurs adresses de livraison

D’une direction. S’il a le pouvoir de validation, il est alors nommĂ© Responsable de direction.

Création d'une commande


Que contiennent les bons de commande ?

Adresse de livraison

Numéro de commande FIDUCIAL

Votre référence éventuelle de commande

Date de livraison souhaitée

Désignation des articles

Quantité commandée / ligne

Prix par article et prix total HT et TCC.


Concernant l'EDI


Vous souhaitez recevoir des fichiers de commandes de factures et des Bons de Livraison (BL) ?

Vous constituez votre panier

Lorsque la commande est validée, elle part immédiatement en préparation

A votre demande, vous pouvez recevoir les données de la commande ferme, des BL ou les données de facture via EDI

Vous pouvez alors intégrer les données reçues dans votre SI, sans avoir à les ressaisir.

La mise en place :

La mise en place de ce service nécessite une demande de votre part auprÚs du service Clients de FIDUCIAL Office Solutions.

A votre convenance, notre Service Clients se tient à votre disposition pour activer cette option de réception automatique de vos données.

Cette option est gratuite.

Comment fonctionne la carte d'achat ?


La carte d’achat est une carte Ă  autorisation systĂ©matique.

Chaque carte est associée à un profil :

Plafond de dépense en Euros par Carte

Plafond d’achat en Euros par fournisseur rĂ©fĂ©rencĂ©

Plafond de dépenses en Euros par centre de Délégation

Plafond par marché

Plafond maximum en Euros par transaction réalisée

En couplant la Carte d’Achat Ă  notre systĂšme de passation de commandes dĂ©matĂ©rialisĂ©es, nous vous offrons un outil permettant le paiement, l’intĂ©gration comptable et la dĂ©matĂ©rialisation fiscale.

FIDUCIAL Office Solutions vous accompagne à chaque étape de la mise en place de votre solution de paiement par carte achat.


Avant le démarrage, le client est invité à choisir le partenaire bancaire avec lequel il fixe un plafond d'autorisation et la validité de la carte.

Le client communique Ă  FIDUCIAL Office Solutions la liste des utilisateurs qui auront accĂšs au paiement par carte d’achats, et dĂ©signe un contact au sein de son organisation afin de piloter la mise en place.

FIDUCIAL Office Solutions est organisé pour assurer un délai rapide de mise en place du systÚme dÚs réception des informations nécessaires aux paramétrages.

En moyenne ce délai est de moins de 3 jours.

Il est tout Ă  fait possible de passer progressivement ou partiellement aux transactions par carte d'achats : il est envisageable pour un mĂȘme compte client de gĂ©rer des transactions par carte achat et hors carte achat.