Guide utilisateur

Bienvenue sur le site de passation de commandes fiducial-office-solutions.fr !

Ce guide a pour objectif de vous familiariser avec les fonctionnalités du site en tant qu’utilisateur, pour le passage de commande.

Afin que ce soit plus clair pour vous, voici la définition des termes utilisés dans ce guide :

Utilisateur : un utilisateur est la personne qui, comme vous, a un accès à l’espace client du site www.fiducial-office-solutions.fr. Un utilisateur peut avoir plusieurs rôles, comme nous allons le voir ci-dessous.

Profil : chaque utilisateur est identifié par son profil, composé de son nom, son prénom, et ses coordonnées.

Rôle : chaque utilisateur dispose des droits et des accès aux fonctionnalités qui correspondent à son rôle. Vous pouvez avoir un rôle d’administrateur, de valideur ou d’acheteur.

• Administrateur : l’administrateur est un utilisateur dont le rôle implique un accès à toutes les fonctionnalités de l’espace client : ◦ Il achète et passe commande ◦ Il approuve et valide les commandes des acheteurs (après en avoir fixé les conditions) ◦ Il crée et modifie les utilisateurs ◦ Il crée et modifie les adresses de livraison ◦ Il crée et modifie des minimums et maximums de commande ◦ Il crée et modifie le budget maximum par période ◦ Il crée et gère les catalogues personnalisés • Valideur : le valideur est un utilisateur dont le rôle implique qu’il puisse acheter et approuver les commandes passées par d’autres utilisateurs. ◦ Il achète et passe commande ◦ Il approuve et valide les commandes des acheteurs (sous conditions fixées par l’administrateur) • Acheteur : ◦ L’acheteur achète et passe commande (sous conditions définies par l’administrateur)

Focus sur le catalogue personnalisé (ou mini catalogue) : il est constitué à partir d’une ou plusieurs listes de produits sélectionnés selon vos besoins. Cette liste est paramétrée en amont par l'assistante Fiducial, ou par un utilisateur du site ayant le rôle d’administrateur. Cette liste est attribuée aux utilisateurs sélectionnés par l’administrateur ou l’assistante Fiducial.

Exemples :
- Si l’administrateur du site souhaite que les utilisateurs commandent certains produits en particulier, par exemple certains produits d’écriture et certaines références de papier, l’administrateur peut créer des listes qu’il attribue aux utilisateurs du site. Ces produits seront regroupés dans une section spécifique “catalogue personnalisé”.
- De même, si l’administrateur du site souhaite interdire l’accès à certains produits, il peut le faire grâce à une liste du catalogue personnalisé.

Produits préférés : Dans la limite de ce qu’autorise le catalogue personnalisé mis en place, chaque utilisateur peut se créer une sélection de produits préférés dans son espace, selon ses besoins. L’administrateur n’a pas la main pour ce paramétrage : ce dernier se fait au niveau de l’utilisateur, qu’il soit acheteur, valideur ou administrateur.

Et la fonction “Multi-compte” ? La fonction multi-compte concerne les clients dont les utilisateurs passent commande pour des entités différentes.

Exemple : un utilisateur doit passer les commandes pour 3 filiales différentes. Chacune de ces filiales correspond à un compte client distinct, avec ses spécificités.

Catégories, familles et sous-familles de produits : ces termes sont utilisés dans plusieurs exemples pour aborder les ensembles et sous-ensembles de produits. Voici comment ça se présente en image !

La page d'accueil de votre site Fiducial Office Solutions

La page d’accueil permet d’accéder directement à certaines fonctionnalités, sans devoir être connecté.

1 et 2 : Rechercher des produits
1 : via les familles et catégories
2 : via la barre de recherche
3 : numéro de téléphone général et formulaire de contact
Astuce ! Une fois connecté, le numéro de votre assistante commerciale dédiée s’affiche.
4 : « Mon compte » : ce bouton permet de vous connecter en rentrant vos identifiants.

Connexion

Email et mot de passe

Afin de pouvoir vous connecter, vous devez vous munir de l’adresse mail qui vous a été fournie pour la création du compte et du mot de passe créé.
Pour vous connecter, cliquez sur “Mon compte” :

Puis sur “se connecter” :

Renseignez votre e-mail et votre mot de passe, puis cliquez sur « Se connecter »:

Perte du mot de passe

Vous avez perdu votre mot de passe ? Vous pouvez le récupérer à tout moment, en cliquant sur “Mot de passe oublié” :

Il vous suffit de renseigner votre adresse mail dans le champ ci-dessous et de cliquer sur “OK” :

Un message de confirmation s’affiche :

Cliquez sur le lien dans l’e-mail reçu. Le lien vous redirige vers la création de votre nouveau mot de passe :

Note : votre mot de passe doit contenir au moins 6 caractères et une majuscule.

Se repérer sur le site à la connexion

Lorsque vous êtes connecté, vous arrivez directement dans votre espace personnel. Il contient :
1 : Le numéro de téléphone de l’agence Fiducial qui gère votre compte client
2 : Votre nom d’utilisateur, ainsi que le numéro de votre compte client. Cliquer sur cette zone donne vous accès au menu d’accès rapide :

3 : Les coordonnées de votre commercial(e) et de votre assistant(e) commercial(e)
4 : Votre tableau de bord avec le suivi de vos budgets, ainsi que vos dernières commandes passées.

Rechercher des produits

La barre de recherche permet de rechercher :
- Par mot clé. Exemples : stylo bille, disque dur externe 2 To, chaise de bureau…
- Par catégorie. Exemples : papier blanc, cartouches et recharges, ergonomie...
- Par référence

Menu "nos produits"

Lorsque vous cliquez sur l’un de nos produits, toutes les familles qui lui sont attribuées apparaissent. Lors de votre navigation, les familles et sous familles de la catégorie s’affichent afin d’affiner la recherche, comme dans l’exemple ci-dessous :

Voici ce qui ce qui apparaît lorsque vous passez votre souris sur “Aménagement du bureau”. Les familles et sous-familles de cette catégorie sont affichées à droite. Pour afficher les produits, il vous suffit de cliquer sur la famille ou la sous-famille visée.

Catalogue personnalisé

Lorsque l’administrateur a paramétré un catalogue personnalisé, les produits inclus dans ce catalogue vous sont accessibles via le menu “Mes produits”, en bas de la liste comme illustré ci-dessous :

Voici comment les produits apparaissent une fois que vous avez cliqué sur « Catalogue personnalisé » :

Cette liste vous est également accessible via le menu d’accès rapide :

Produits préférés

Dans “Mon compte”, le sous menu “Mes produits préférés” vous permet de gérer vos listes de produits préférés. Vous pourrez donc rechercher les produits que vous commandez le plus souvent via cette liste !

“Ajouter une liste” permet de créer une liste en lui donnant un nom. Vous pouvez ensuite ajouter des produits à cette liste.

Afin d’ajouter des produits à cette liste, vous pouvez cliquer sur l’icône “cœur” accessible sur chaque fiche produit, dans un résultat de recherche, ou même à partir du panier.

- À partir de la fiche produit :

- À partir de l’aperçu du produit dans un résultat de recherche :

- À partir du panier :

Une fois que vous avez cliqué sur l’icône d’ajout aux produits préférés, vous pouvez l’ajouter à une liste existante, ou créer une nouvelle liste. Pour ce faire, voici la pop-up qui doit s’afficher à ce moment-là :

Vous pouvez consulter les produits de la liste en cliquant simplement sur le nom de la liste.

Plusieurs options s'offrent alors à vous !

1 : Vous pouvez renommer votre liste.
2 et 3 : vous pouvez modifier les quantités et les mettre à jour. Ainsi, lorsque vous ajouterez ce produit au panier, les quantités seront déjà celles que vous aurez choisies ! Par exemple, si vous avez l’habitude de commander votre café en commandant 5 paquets à la fois, vous n’aurez qu’à indiquer « 5 » dans la case « Qté », puis à cliquer sur “mettre à jour la liste”. À chaque ajout de ce produit au panier, les quantités seront bien de 5. Bien entendu, ces quantités sont également modifiables dans le panier directement, afin de s’ajuster à votre besoin du moment.
4 et 5 : pour ajouter les produits au panier, il vous suffit de cocher sur le/les produit(s) désiré(s) et de cliquer ensuite sur “ajout au panier”.

Les produits préférés correspondent à une ou plusieurs listes de produits que vous aurez créées, afin de vous faciliter la recherche des produits.
Ces listes sont accessibles de 2 manières :

a - Soit par le menu d’accès rapide

En cliquant sur le nom de la liste en haut à droite de la page, puis sur “mes produits préférés”

b - Soit en cliquant sur le bouton violet “Mon compte”, puis dans le sous menu “mon compte” dans la nouvelle page qui s’affiche (menu de gauche) et sur “Mes produits préférés”.

Vous pouvez bien sûr créer une ou plusieurs listes de produits préférés. Les listes de produits préférés s’affichent comme suit :

Lorsque vous cliquez sur le nom de la liste, il est alors possible de visualiser son contenu et les produits qu’elle contient :

Astuce ! Si le nombre de produits de la liste est supérieur à 20, les produits seront triés par catégories, familles et sous-familles :

Fiche produit

Description

Pour en savoir plus sur votre produit, cliquez sur l’onglet « Description ». Vous y trouverez les informations suivantes :
- caractéristiques générales du produit
- origine / pays de fabrication
- pays dans lequel il est distribué par Fiducial Office Solutions

Caractéristiques techniques

Dans l’onglet Caractéristiques techniques, vous retrouverez donc les informations techniques du produit, détaillées comme suit :

Documentation

L’onglet Documentation vous permettra de retrouver des documents techniques complémentaires concernant votre produit, disponibles en format PDF :
• La fiche technique Fiducial
• La fiche technique fabricant

Notes et Avis

Quoi de mieux que les avis d’autres consommateurs pour savoir si un produit est fait pour nous ? Chaque fiche produit dispose d’un onglet Notes et Avis.

Logos, pictogrammes et indications diverses

Plusieurs indications sont disponibles sur chaque fiche produit :

1 : Indication sur la possibilité de commander le produit

2 : Signification des pictogrammes “feuilles vertes” sous les produits :

3 : Visibilité de la disponibilité (en stock) et du délai de livraison

4 : Ajout du produit aux “produits préférés”

Ajouter des produits au panier

Bouton d'ajout au panier

Le bouton est disponible sur chaque fiche produit.
A noter : si le produit n’est plus en stock, le bouton est bien présent mais il n’est pas cliquable.

Commande rapide

Il vous est possible de passer commande directement en saisissant les références des produits que vous souhaitez recevoir dans le menu “commande rapide”

Dans le menu commande rapide, il vous suffit de renseigner :
- les références des produits que vous souhaitez commander
- les quantités
Pour finir, cliquez sur “ajouter au panier” !
Il est possible d’ajouter plusieurs fois des lignes supplémentaires (5 par 5).

Insertion fichier csv

Dans le menu commande rapide, sous la zone de saisie des références, il est possible d’insérer un fichier CSV précédemment complété.

Le bouton “télécharger un fichier d’exemple” permet d’avoir directement le modèle CSV à remplir. Il se présente comme suit :

Colonne de gauche : “référence produit”, avec ou sans nuance
Colonne de droite : “quantité” souhaitée selon le conditionnement proposé

• Une fois le fichier complété, vous pouvez l’enregistrer sur votre ordinateur, et dans le menu de commande rapide, cliquer sur Choisir un fichier.
• Sélectionnez votre fichier et une fois celui-ci importé, cliquez sur “Ajouter au panier”. c’est terminé !

Saisie directe

Vous souhaitez ajouter un produit de dernière minute ? Vous pouvez sans problème ajouter un produit lorsque vous êtes sur la page de votre panier :

Il vous suffit de saisir un nom ou une référence de produit, la quantité souhaitée et de cliquer sur “Ajouter au panier”.

Ajout de produits au panier via produits préférés

Cliquez sur votre liste de produits préférés, afin de visualiser et cocher un ou plusieurs produits pour les ajouter au panier :

Pour créer une liste de produits préférés, reportez vous à la section Produits préférés.

Passer commande

Consultation et modification du panier

1 : Vous pouvez enregistrer votre panier et le retrouver dans le menu “Mon compte” → “Paniers sauvegardés”
2 : Vous avez la possibilité de télécharger votre panier en format PDF et l’imprimer
3 : C’est ici que vous pouvez changer les quantités des produits sélectionnés. Pour que la modification soit prise en compte, cliquer sur “mettre le panier à jour”
4 : Cliquez sur le cœur pour ajouter des produits à une liste de produits préférés ou sur l’icône poubelle pour supprimer des produits
5 : Ajoutez des produits par référence ou par nom !

Étape 1 : Compte client et adresse

1 : La référence est par défaut le nom de famille de l’utilisateur qui passe commande. Vous pouvez modifier cette donnée si aucune référence n’est paramétrée en amont par l’administrateur de votre compte.
2 : L’adresse de facturation et l’adresse de livraison s’affichent automatiquement
3 : Si vous avez accès à plusieurs adresses, vous pouvez cliquer sur « Choisir une autre adresse » en cas de besoin.

Étape 2 : Livraison

Vous pouvez choisir d’être livré au plus vite ou à une date spécifique.
Vous êtes averti des dates de livraison à cette étape du passage de votre commande. Différentes dates de livraisons peuvent vous être communiquées selon le type de produit :
• Livraison par Fiducial
• Livraison de produits mobilier
• Livraison par nos fournisseurs partenaires

Voici un exemple répertoriant les 3 cas sur une même commande :

1 : La livraison 1 sur 3 peut être livrée en 24 / 48h
2 : Vous pouvez choisir d’être livré(e) au “ au plus vite” ou à une date spécifique
3 : Vous pouvez voir quels produits sont concernés par cette livraison, en cliquant sur “Détails”.

La livraison 2 sur 3 concerne les produits de la catégorie mobilier.

1 : Le délai de livraison vous est indiqué. Vous pouvez obtenir des informations complémentaires sur la livraison de ces produits en passant votre curseur sur la pastille d’information.
2 : Le contact qui réceptionne cette commande est renseigné automatiquement au nom de la personne qui réceptionne les commandes habituellement à l’adresse de livraison sélectionnée. Cette zone est grisée et ne peut pas être modifiée. Si c’est un autre contact qui réceptionne les commandes, vous pouvez l’indiquer en bas de page dans la zone “informations complémentaires” illustrée ci-dessous :

Étape 3 : Paiement

Vous pouvez alors sélectionner votre moyen de paiement et cocher “J’accepte les conditions générales de vente” afin de pouvoir finaliser votre commande en cliquant sur “Valider la commande”.
Astuce ! Si vous bénéficiez de conditions de paiement différé, vous pourrez choisir le “paiement sur facture” dans la liste des moyens de paiement proposés.

Dès la validation effectuée, un message de confirmation de la commande apparaît :

Pourquoi le message “Votre commande est en attente de validation” s’affiche ?
Cela peut arriver dans les cas suivants :
- La commande passée est hors budget hebdomadaire, mensuel, trimestriel ou annuel
- Le montant de la commande passée est inférieur au minimum de commande déterminé par votre administrateur ou bien supérieur au maximum déterminé par ce dernier
- La commande que vous avez passée contient des produits “soumis à validation” (également déterminés par l’administrateur de vos accès)
Si votre commande est soumise à validation, un e-mail est automatiquement envoyé au valideur qui valide vos commandes.
Vous serez informé par e-mail dès lors que votre commande est rejetée, modifiée et validée ou directement validée.

Votre commande peut avoir plusieurs statuts :

Mon compte

Tableau de bord

Le tableau de bord vous permet de visualiser rapidement :
- quelles dépenses vous avez effectuées sur votre budget
- quelles sont vos limites de dépenses
- quel doit être votre montant minimum de commande
- quel doit être votre montant maximum de commande
A noter : ces éléments s’affichent uniquement s’ils ont été paramétrés par l’administrateur de votre compte.

Si aucune de ces données n’est paramétrée, vous visualisez directement la rubrique “Mes dernières commandes” détaillée ci-après.

Le menu “Mes dernières commandes” affiche un récapitulatif de vos commandes passées : pour obtenir plus de détails sur l’une d’elles, il vous suffit de cliquer sur le numéro de commande.

Pour consulter toutes les commandes que vous avez passées, cliquez sur “Historique des commandes”.

L’état de la commande est affiché (“en cours” dans l’exemple ci-dessus), ainsi que l’adresse à laquelle la commande sera livrée, sous le libellé “destination”.

Mes contacts

Les noms, téléphones et adresses mails de vos contacts au sein de Fiducial Office Solutions sont affichés en haut à gauche de la page “Mon compte” : Vous retrouverez ainsi les coordonnées de votre conseiller commercial et votre contact au service clients.

Sélection du compte à utiliser pour commander

Il est possible que vous ayez accès à plusieurs comptes sur lesquels vous pouvez passer commande. Ce menu déroulant vous permet de sélectionner facilement le compte souhaité.

Sous menu “Mes commandes”

Le menu “Mes commandes” vous permet d’accéder :

a - A vos paniers sauvegardés.

Il vous suffit de cliquer sur le nom du panier sauvegardé pour avoir accès au contenu de ce dernier.
Tout à droite, vous trouverez trois icônes :
• l’icône « panier » vous permet d’ajouter les produits au panier en cours
• l’icône « œil » vous permet de visualiser les produits du panier sauvegardé
• l’icône « poubelle vous permet de supprimer le panier sauvegardé.

b - Aux commandes en attente : Les commandes en attente sont les commandes soumises à validation qui n’ont pas été encore approuvées par votre administrateur.

Vous pouvez consulter le contenu de ces commandes en attente en cliquant sur le numéro de la demande d’achat ou sur “Détails”.

c - Aux commandes refusées : comme pour les commandes en attente, le contenu des commandes refusées est consultable en cliquant sur les numéros de demande d’achat ou sur « Détails ».

d - À l’historique des commandes : il vous est possible d’accéder à toutes les commandes passées sur votre compte via ce menu.

Vous pouvez trier vos commandes par date ou les rechercher par numéro de commande. L’état de chacune de vos commandes est affiché. Dans l’exemple ci-dessus, les deux commandes sont “en cours”.

e - À l’historique des bons de livraison :

Vous pouvez consulter vos bons de livraison et visualiser le détail en cliquant sur le N° de bon de livraison !

Le détail du bon de livraison s’affiche comme suit :

Sous menu “Mon compte”

Le sous menu “mon compte” vous permet de :
- Consulter et gérer vos listes de produits préférés (cf. 2.4. produits préférés)
- Modifier les informations renseignées dans votre profil à l’aide du menu cidessous :

• “E-mail et identifiant” : permet la modification de votre e-mail de connexion et de votre mot de passe
• “Mot de passe” : permet la modification de votre mot de passe uniquement
• “Votre profil” : permet la modification de vos informations de profil, comme illustré ci-dessous :

Sous menu “Mon organisation”

Le menu Organisation vous permet de consulter vos adresses de livraison disponibles et de sélectionner votre adresse de livraison préférée.

Pour modifier votre adresse de livraison préférée, c’est très simple ! Cliquez sur le menu déroulant puis sur l’adresse souhaitée :

Votre adresse de livraison préférée s'affichera alors par défaut lorsque vous passerez commande.