Guide administrateur

Bienvenue sur le site de passation de commandes fiducial-office-solutions.fr !

Ce guide a pour objectif de vous familiariser avec les fonctionnalités du site en tant qu’administrateur.

Des questions sur les autres fonctionnalités de passage de commande et de gestion de compte commune à tous les utilisateurs ? Vous trouverez toutes vos réponses dans notre guide utilisateur.

Définissons ensemble les termes utilisés dans ce guide :

Utilisateur : un utilisateur est la personne qui, comme vous, a un accès à l’espace client du site www.fiducial-office-solutions.fr. Un utilisateur peut avoir plusieurs rôles, comme nous allons le voir ci-dessous.

Profil : chaque utilisateur est identifié par son profil, composé de son nom, son prénom, et ses coordonnées.

Rôle : chaque utilisateur dispose des droits et des accès aux fonctionnalités qui correspondent à son rôle. Voici les différents rôles existants :

• Administrateur : l’administrateur est un utilisateur dont le rôle implique un accès à toutes les fonctionnalités de l’espace client :
◦ Il achète et passe commande
◦ Il approuve et valide les commandes des acheteurs (c'est également lui qui en fixe les conditions)
◦ Il crée et modifie les utilisateurs
◦ Il crée et modifie les adresses de livraison
◦ Il crée et modifie des minimums et maximums de commande
◦ Il crée et modifie le budget maximum par période
◦ Il crée et gère les catalogues personnalisés

• Valideur : le valideur est un utilisateur dont le rôle implique qu’il puisse acheter et approuver les commandes passées par d’autres utilisateurs.
◦ Il achète et passe commande
◦ Il approuve et valide les commandes des acheteurs (sous conditions fixées par l’administrateur)

• Acheteur :
◦ L’acheteur achète et passe commande (sous conditions définies par l’administrateur)

Quid du catalogue personnalisé (ou mini catalogue) ?Votre catalogue personnalisé est constitué à partir d’une ou plusieurs listes de produits que vous aurez sélectionnés selon vos besoins. Les règles de gestion de cette liste sont paramétrées en amont par votre assistant(e) Fiducial, ou par vous-même, en tant qu’administrateur. Cette liste est attribuée aux utilisateurs que vous ou votre assistant(e) Fiducial aurez sélectionnés.

Exemples :
- Si vous souhaitez que vos utilisateurs commandent certains produits en particulier, par exemple certains produits d’écriture et certaines références de papier, vous pouvez créer des listes, que vous attribuerez aux utilisateurs de votre compte. Ces produits seront regroupés dans une section spécifique “catalogue personnalisé”.
- De même, si vous souhaitez interdire l’accès à certains produits, c’est possible grâce à une liste du catalogue personnalisé !

Vos produits préférés : Dans la limite de ce qu’autorise le catalogue personnalisé mis en place, chaque utilisateur peut créer une sélection de produits préférés dans son espace, selon ses besoins. Ce paramétrage se fait au niveau de l’utilisateur, qu’il soit acheteur, approbateur, ou administrateur.

Et la fonction “Multi-compte” ? cette fonctionnalité concerne les comptes dont les utilisateurs passent commande pour des entités différentes. Ce paramétrage est effectué sur demande auprès de votre Service Client.

Exemple : un utilisateur doit passer les commandes pour 3 filiales différentes. Chacune de ces filiales correspond à un compte client distinct, avec ses spécificités.

Catégories, familles et sous-familles de produits : ces termes qualifient les ensembles et sous-ensembles de produits sur Fiducial-Office-Solutions.fr.

Présentation générale

L’espace client de l’administrateur contient plusieurs parties. Voici une vision d’ensemble !

Partie haute de la page :

1 : Le prénom et le nom de l’utilisateur ainsi que son rôle. Si vous gérez plusieurs comptes en tant qu’administrateur, vous pouvez à tout moment sélectionner le compte sur lequel vous souhaitez intervenir (que ce soit pour paramétrer ou passer une commande).
Si vous disposez d’un accès multi-compte, les comptes sont sélectionnables sous forme de liste déroulante :

2 : Les contacts : votre commercial(e) et l’assistant(e) commercial(e) dédié(e)s et leurs coordonnées.

3 : Partie haute du tableau de bord : Validation de toutes les commandes. Vous trouverez ici toutes les commandes à valider, sur tous les comptes qui vous sont rattachés.
Pour plus de détails sur la validation en masse des commandes, voir section 3.1 “Valider les commandes” via le tableau de bord.

Partie basse de la page :

4 et 5 : Menu latéral :
- Mes commandes
- Validations des commandes
- Mon compte
- Mon organisation

6 : Partie basse du tableau de bord : vous pouvez ici voir le budget de vos utilisateurs ainsi que les 3 dernières commandes passées sur le compte client.

Paramétrages

Utilisateurs

Création d'un utilisateur

Cliquez sur “Ajouter un utilisateur” ; le formulaire ci-dessous s’affiche :

1. Les zones avec une astérisque “*” sont à compléter de manière obligatoire. À minima un des deux numéros de téléphones, fixe ou mobile, est à renseigner.

2. Vous pouvez donner accès à un ou plusieurs comptes à votre utilisateur.

Exemple ci-dessus : vous souhaitez que l’utilisateur ait accès uniquement à l’entité “clinique dentaire” : pour ce faire, cochez uniquement cette entité !

3. Vous pouvez également configurer une référence de commande personnalisée pour vos utilisateurs.

• Référence inactive : la référence par défaut sera le nom de famille de l’utilisateur, et modifiable par ce dernier.
• Référence bloquée : la référence personnalisée est saisie par vos soins et bloquée pour l'utilisateur.
• Référence formatée : l'utilisateur doit renseigner une référence de commande qui respecte le format que vous aurez défini.
# correspond à un chiffre, @ correspond à une lettre (majuscule), % indique de rentrer n'importe quel caractère. Tout autre caractère sera considéré comme une constante.
Exemple : BC@@##BC@%% va imposer à l'utilisateur de renseigner ces exemples de références : BCRF21BCX5L ou BCSL65BCAY9.

4. Vous déterminez le rôle de l’utilisateur et pouvez lui attribuer le rôle d’acheteur, de valideur ou d’administrateur :

• Administrateur : l’administrateur est utilisateur dont le rôle implique un accès à toutes les fonctionnalités de l’espace client :
◦ Il passe commande
◦ Il valide les commandes des acheteurs (après en avoir fixé les conditions en amont)
◦ Il crée et modifie les utilisateurs
◦ Il crée et modifie les adresses de livraison
◦ Il crée et modifie des minimums et maximums de commande
◦ Il crée et modifie le budget maximum par période
◦ Il crée et gère les catalogues personnalisés.

• Valideur : le valideur est l’utilisateur dont le rôle implique qu’il puisse acheter et approuver les commandes d’autres utilisateurs.
◦ Il passe commande
◦ Il valide les commandes des acheteurs (sous conditions fixées par l’administrateur)

• Acheteur :
◦ Il passe commande (sous conditions fixées par l’administrateur).
Lorsque vous paramétrez un utilisateur pour lui donner le rôle d'acheteur, vous pouvez décider que ses commandes sous conditions soient validées.

- Si vous cochez “Soumettre à validation toutes les commandes”, chaque commande de l’acheteur devra être validée par un valideur ou un administrateur.
- Si vous saisissez un minimum de commande et le cochez pas la case « Bloquant », la commande devra être validée si le montant de la commande est inférieur au montant paramétré.
- Si “Bloquant” est coché, votre utilisateur pourra passer commande uniquement si le montant de commande est supérieur ou égal au montant paramétré.
- Si vous saisissez un maximum de commande, la commande devra être validée si le montant de la commande est supérieur au montant paramétré.
- Si vous saisissez un budget, la commande devra être validée en cas de dépassement de budget sur la période sélectionnée (hebdomadaire, mensuel, trimestriel ou annuel).

Exemple : ci-dessous une commande inférieure à 50€ sera soumise à validation

“Montant maximum de commande” fonctionne de la même manière que le montant minimum de commande.

Exemple : ci-dessous une commande supérieure à 500€ sera soumise à validation

- “Budget” : vous pouvez définir un budget hebdomadaire, mensuel, trimestriel ou annuel. Si votre utilisateur dépasse le seuil paramétré, les commandes seront soumises à validation auprès de vous ou d’un valideur.

Exemple de budget de 1000€ mensuel : une fois ce montant dépassé, toute commande sera soumise à validation.

N.B : les conditions de validation peuvent être cumulatives.

Exemple ci-dessus : la commande de l’utilisateur sera soumise à validation si sa commande est inférieure à 50€ ou supérieure à 500€. Sa commande sera également soumise à validation s'il atteint / dépasse 1000€ de dépenses sur le mois.

Une fois ce formulaire rempli, vous pouvez cliquer sur “Créer l’utilisateur” pour enregistrer les modifications.

Modification d'un utilisateur

Dès lors que l’utilisateur a été créé, vous pouvez modifier les paramétrages effectués en cliquant sur l'icône Crayon :

Le menu “détails de l'utilisateur s’affiche” alors :

1 : Éditer le profil permet de modifier les noms et téléphones de l’utilisateur. Ce menu permet aussi de modifier l’accès aux comptes définis précédemment. Il vous donne également la possibilité de personnaliser la référence de commande de l’utilisateur sélectionné.

Ci-dessus un exemple des champs modifiables dans l’édition du profil d’un utilisateur.

2 : Éditer “Rôles et limites budgétaires” vous permet de changer le rôle de l’utilisateur et de modifier ses conditions de passage de commandes :

3 : “N’autoriser les livraisons que pour certaines adresses”
Vous pouvez activer cette fonctionnalité pour n’afficher que certaines adresses de livraison à un utilisateur.

Cette option est inactive par défaut :

Option activée :

Lorsque l’option est activée, il est possible de cliquer sur “Sélectionner une adresse de livraison”.
Vous pouvez alors choisir quelle(s) adresse(s) vous souhaitez activer pour votre utilisateur :

Dès lors que vous cliquez sur “Valider”, la bonne prise en compte du paramétrage s’affiche comme suit :

Adresses

A partir de cet écran, vous pouvez modifier, supprimer ou créer des adresses de livraison.
A noter ! Votre adresse de facturation est modifiable uniquement par votre assistant(e) commercial(e) Fiducial Office Solutions.

Ajout d'une adresse de livraison

Lorsque vous cliquez sur “ajouter une adresse de livraison”, il vous suffit de remplir le formulaire comme dans l’exemple ci-dessous :

Une fois que vous avez complété l’adresse et le contact qui réceptionne les commandes à cette adresse, cliquez sur “Enregistrer l’adresse”.

Modification d'une adresse de livraison

Lorsque vous cliquez sur l’icône “Crayon” ci-dessus, vous pouvez modifier les éléments précédemment paramétrés.

Attention : En cas d’accès à plusieurs comptes / entités gérés par vos soins, veillez à vous positionner sur le compte correspondant pour créer votre adresse.
Dans l’exemple ci-dessous, l’administrateur doit créer une adresse sur le compte “Clinique Dentaire”. Il devra donc sélectionner le compte dans le menu ci dessous :

La prise en compte de l’ajout ou de la modification d’une adresse de livraison est immédiate.

Catalogues personnalisés

Vous pouvez mettre en place un catalogue personnalisé afin de déterminer le périmètre des produits que vous souhaitez autoriser, contrôler ou interdire à vos utilisateurs. Le catalogue personnalisé est parfois appelé “mini catalogue”.

Création du catalogue personnalisé

Vous pouvez créer un catalogue personnalisé en créant une liste de produits avec des règles spécifiques.
Les produits inclus dans le catalogue personnalisé sont accessibles via le menu “Nos produits” en haut à gauche, puis en bas du menu :

Les produits du catalogue personnalisé sont également accessibles via le menu d’accès rapide:

Selon les règles appliquées dans la liste, les produits de votre catalogue personnalisé afficheront des mentions spécifiques : “Ma sélection” , “Ma sélection non commandable”, ou “Soumis à validation”.

Pour créer un catalogue personnalisé, cliquez sur “Créer une nouvelle liste”.
La création se fait en trois étapes:
- Étape 1 : nommer la liste et lui appliquer des règles de gestion
- Étape 2 : intégrer les produits dans la liste
- Étape 3 : attribuer la liste à vos utilisateurs.

Etape 1

La première étape consiste à nommer votre liste et créer les règles de gestion à appliquer.

Les règles de règles de gestion se déclinent :
- Au niveau des produits de la liste
- Au niveau des produits hors de la liste

Les règles changeront selon la position des curseurs sur “on” (activé) ou “off” (inactivé).

Exemple 1 :

Dans l’exemple ci-dessus les produits de la liste seront estampillés “Ma sélection” en vert.
Les produits hors liste seront estampillés “Soumis à validation” en gris.

Exemple 2 :

Dans l’exemple ci-dessus les produits de la liste seront non visibles.
Les produits hors liste seront commandables mais sans mention particulière.
Ce paramétrage peut être utilisé pour interdire l’accès à certains produits.

Exemple 3 :

Dans l’exemple ci-dessus les produits de la liste seront estampillés “Soumis à validation” en gris.
Les produits hors liste seront visibles mais non commandables. Ils afficheront la mention “hors sélection” en rouge.

Exemple 4 :

Dans l’exemple ci-dessus les produits de la liste seront estampillés “Ma sélection” en vert. Les produits hors liste n’auront pas de mention particulière et seront commandables.

Attention :

Laisser les produits dans la liste et hors de la liste en “non visible” auront pour effet de masquer tous les produits sur le site.

Etape 2

La deuxième étape consiste à intégrer des produits à la liste du catalogue personnalisé.
Vous pouvez intégrer les produits de deux manières : soit par import d’un fichier CSV, soit par l’ajout manuel d’une ou plusieurs références. Vous pouvez également intégrer des catégories entières de produits à votre catalogue.

Aperçu de l’import de produits :

Astuce ! Un exemple de fichier au format CSV peut être téléchargé sur le site fiducialoffice-solutions.fr
Le fichier contient une colonne “Référence produit” comme dans l’exemple ci-dessous :

Afin de sélectionner uniquement certaines nuances d’un produit, inscrire la référence du produit sélectionné (8 chiffres).
Afin de sélectionner toutes les nuances d’un produit, inscrire la référence du produit sélectionné sans le code nuance (6 chiffres).

Aperçu de l’import de catégories :

Vous pouvez sélectionner des catégories, des familles et des sous-familles de produits grâce à l’arborescence ci dessous. Il vous suffit de cocher ce qui vous intéresse !

Etape 3

La troisième étape consiste à attribuer la liste à vos utilisateurs.

Sélectionnez vos utilisateurs dans le menu ci-dessous, afin que les règles définies pour la liste s’appliquent pour eux.

Mise à jour de la liste

Une fois les listes créées et attribuées aux utilisateurs, il est possible de les mettre à jour en ajoutant et en supprimant des produits.

Ajout de produits

Vous pouvez ajouter des références produits à la liste en cliquant sur “Attribuer des produits”.
Vous arrivez alors sur ce menu :

1 : L’import de produits permet d’importer/ intégrer un fichier CSV
2 et 3 : Vous pouvez saisir les références voulues une à une. Deux champs “Référence” vous sont directement proposés pour cette saisie. Pour ajouter 2 champs supplémentaires, cliquer sur “Ajouter 2 lignes supplémentaires”.

Suppression de produits

1 : Recherchez les produits que vous souhaitez supprimer
2 : Cochez le produit à supprimer. Dans l’exemple ci-dessus, le siège est sélectionné et sera supprimé.
3 : Cliquez sur le bouton “Retirer les produits sélectionnés” pour les supprimer de la liste.

Attribution de catégories de produits

Vous avez la possibilité d’attribuer des catégories, des familles ou des sous-familles de produits en cliquant sur “Attribuer des catégories”. Vous pouvez également les retirer via ce menu !
Vous accédez à l’arborescence produits en cliquant sur “Attribuer des catégories”.
Voici un petit extrait de cette arborescence :

Création d’un catalogue personnalisé à partir de plusieurs listes affectées à différents utilisateurs

En créant des listes avec les mêmes règles de gestion, vous pouvez attribuer des listes de produits à certains utilisateurs (et attribuer d’autres listes de produits à d’autres utilisateurs).
Exemple : En tant qu’administrateur, vous créez une première liste avec des produits d’alimentation, avec les règles suivantes :

Vous attribuez ensuite ce catalogue à Antoine Lambert.

Nous pouvons représenter ce paramétrage comme ci-dessous :

Dans cet exemple, la liste de produits d’alimentation représente le contenu du catalogue personnalisé. Cette première liste est affectée à l'utilisateur Antoine. Les produits non alimentaires sont bien hors de la liste, et seront donc soumis à validation. Quand l’utilisateur Antoine cliquera sur catalogues personnalisés, les produits d’alimentation auront la mention “Ma sélection” et seront commandables. Tous les autres produits hors de la liste seront soumis à validation et ne seront pas présents dans le catalogue personnalisé.

Dans notre exemple, vous affectez également cette liste aux utilisateurs Géraldine Dupont et Jean Pasquet :

Vous créez ensuite une seconde liste avec les mêmes règles pour les produits Mobilier (visibles et commandables) et affectez cette nouvelle liste uniquement aux utilisateurs Géraldine et Jean, qui auront les produits alimentaires et le mobilier dans leur catalogue personnalisé. Les deux listes nous donnent la représentation ci-dessous :

Dans cet exemple, les catégories alimentation et mobilier représentent le catalogue personnalisé de Géraldine et de Jean.
En créant la deuxième liste, le mobilier n’appartient plus au sous-ensemble “Hors de la liste” de la liste 1 pour les utilisateurs Géraldine et Jean.
Les règles “visibles” et “commandables” seront appliquées.
Les utilisateurs Géraldine et Jean auront dans leur catalogue personnalisé les produits d'alimentation et le mobilier, avec la mention “Ma sélection”.
L’utilisateur Antoine aura dans son catalogue personnalisé les produits d’alimentationuniquement, avec la mention “Ma sélection”.

Listes multiples

Vous avez la possibilité de créer autant de listes que vous le souhaitez pour autoriser, ou interdire certains produits ou bien appliquer des restrictions sur certaines catégories de produits.
Ces différentes listes peuvent être attribuées à un même utilisateur.
Dans ce cas, un même produit peut figurer dans des listes différentes, et donc avec des règles différentes.
Les cas présentés ci-après se basent sur 2 listes, mais les règles de fonctionnement s'appliquent à 2 listes et plus.

Présence d’une même référence produit dans deux listes

• Présence d’une même référence produit dans deux listes avec des règles identiques

Si vous créez vos listes en ajoutant manuellement chaque référence, il est possible qu’une même référence soit intégrée dans deux listes distinctes.
Par exemple, si vous ajoutez toutes les ramettes de papier dans une liste de produits commandables (liste 1), cette liste inclut donc la référence de ramettes 294800.
Si par ailleurs, vous créez une autre liste (liste 2) de différents produits dont la référence ramette 294800, avec la même règle “commandables”, cette même référence sera présente dans deux listes :

Le fait que la référence 294800 soit présente dans les deux listes n’a pas d’incidence sur le fonctionnement du catalogue personnalisé.
Le produit sera dans le catalogue personnalisé de votre utilisateur et sera commandable.

• Présence d’une référence produit dans deux listes avec des règles différentes

Une même référence peut figurer dans une liste avec certaines règles, et dans une autre liste avec d’autres règles.
Prenons l’exemple de la référence 109927 (chaise de bureau).
Dans la première liste, la chaise fait partie d’une liste de produits visibles et commandables :

Dans la deuxième liste, la chaise fait partie d’une liste de produits non visibles et non commandables :

Nous pouvons représenter les deux listes comme suit :

Dans ce cas, la règle la plus restrictive s’applique, selon le schéma ci dessous :
Interdiction : Non visible - non commandable
Restriction forte : Visible - non commandable
Restriction moyenne : Visible - commandable - soumis à validation
Autorisation : Visible - commandable - non soumis à validation

Dans cet exemple, la référence de la chaise sera non visible et non commandable.
Un utilisateur ne pourra pas trouver cette référence sur le site, même en cherchant la référence. Si l’utilisateur cherche la référence 109927 qui est non visible, le résultat ci-dessous sera affiché :

Présence d’une même référence dans une liste et hors d’une autre liste

• Présence d’une même référence hors des listes

Une même référence produit peut figurer hors de plusieurs listes qui ont été créées.
Cette référence produit sera soumise à la règle de gestion la plus restrictive des produits hors liste.
Exemple :

Les références qui ne sont ni dans la liste 1 ni dans la liste 2 seront non visibles et non commandables par l’utilisateur. Ce sera le cas par exemple de la famille alimentation : cette famille de produits ne sera pas visible pour l’utilisateur.

• Présence d’une référence dans une liste et hors d’une autre liste

Les règles appliquées dans la liste sont prioritaires aux règles hors de la liste.

Exemple :

Les produits d’écriture présents dans la liste 1 et hors de la liste 2, seront soumis aux règles “dans la liste 1”.

Priorité des règles de gestion

Les règles de gestion d’une liste s’appliquent aux produits de la liste. Ces règles sont prioritaires aux règles hors liste.
Si un produit est présent dans deux listes avec des règles différentes, la règle la plus restrictive s’applique.
Si un produit est présent hors de deux listes, la règle la plus restrictive s’applique.

Supprimer un catalogue personnalisé

Vous pouvez supprimer un catalogue personnalisé en supprimant la ou les listes qui le composent.
Pour supprimer les listes, cliquer simplement sur l’icône « Poubelle » à droite de chaque liste.

Directions

Définition

Une direction est un ensemble d’utilisateurs organisé afin de gérer le processus de validation des commandes.
Créer une direction permet de mettre en place plusieurs niveaux de validation sur les commandes d’un ensemble d’utilisateurs. L’administrateur peut paramétrer jusqu’à trois niveaux de validation.
L’administrateur peut également restreindre les adresses de livraison sur lesquelles les utilisateurs de la direction peuvent commander en affectant des adresses de livraison à votre direction. (Optionnel)

Création d'un direction, les étapes

Seul un administrateur a les droits pour paramétrer une direction. Il accède à la page d’édition depuis son espace client, dans le bloc « Mon organisation ».

La création d’une direction s’effectue en 4 étapes.
- Etape 1 : nommer la direction
- Etape 2 : sélectionner les utilisateurs qui seront soumis au circuit de validation
- Etape 3 : positionner les approbateurs sur les différents niveaux de validation
- Etape 4 : affecter des adresses de livraison à la direction

Prérequis pour la création d’une direction

Le fait qu’une commande soit, ou non, soumise à validation ne dépend pas de la direction. La direction sert uniquement à désigner les approbateurs en cas de commandes soumises à validation.

Par conséquent, si le panier ne remplit pas les conditions pour être soumis à validation, la commande ne rentrera pas dans le circuit de validation.

Pour rappel, la commande d’un utilisateur peut être soumise à validation si :
- L’utilisateur a un catalogue personnalisé
- L’utilisateur a un minimum ou un maximum de commande à respecter
- L’ensemble des commandes de l’utilisateur est soumis à validation
- L’utilisateur a un budget
- Etc.

Nommer la direction

La première étape consiste à nommer la direction. Deux directions ne peuvent pas porter le même nom.

Sélectionner les utilisateurs qui seront soumis au circuit de validation

La seconde étape consiste à sélectionner les utilisateurs dont les commandes seront soumises à plusieurs niveaux de validation.

Seuls les utilisateurs ayant un rôle acheteur ou approbateur peuvent être soumis au circuit de validation. On ne peut pas soumettre un administrateur au circuit de validation car ses commandes ne peuvent pas être soumises à validation par définition.

Choix des approbateurs à plusieurs niveaux

La troisième étape consiste à sélectionner les approbateurs qui valident à leur niveau les commandes des utilisateurs sélectionnés précédemment.

Seuls les utilisateurs ayant un rôle approbateur ou administrateur peuvent être approbateurs dans une direction.

Les approbateurs de niveau 1 valident les commandes des utilisateurs en premier. Une fois la commande validée par l’approbateur de niveau 1, elle partira en validation chez l’approbateur de niveau 2, puis chez l’approbateur de niveau 3.

La commande sera envoyée en préparation à la validation du dernier niveau.

On peut affecter plusieurs approbateurs sur un même niveau de validation. Dans ce cas, la commande passe au niveau supérieur dès qu’un des approbateurs valide la commande.

Il n’est pas obligatoire d’affecter des approbateurs à tous les niveaux.

Affecter des adresses de livraison à la direction

La dernière étape est optionnelle. Elle consiste à affecter des adresses de livraison à la direction.

Cela permet de restreindre les adresses de livraison sur lesquelles les utilisateurs affectés à la direction peuvent commander. Ces restrictions d’adresse ne concernent pas les utilisateurs affectés en tant qu’approbateur de niveau 1, 2 ou 3.

Exemple : en tant qu’administrateur, je permets à mon utilisateur de commander uniquement sur l’adresse A dans ses paramètres individuels. J’affecte ce même utilisateur à une direction en tant qu’utilisateur soumis au circuit de validation. J’affecte l’adresse B à cette direction.<
Résultat : l’utilisateur ne peut commander que sur l’adresse A.

Si aucune adresse de livraison n’est affectée à la direction de l’acheteur, et qu’aucune restriction d’adresse n’est paramétrée au niveau de l’acheteur, l’acheteur peut commander sur toutes les adresses de livraison du compte client.

Enfin, une adresse de livraison ne peut être affectée qu’à une seule direction. En conséquence, une AL déjà attribuée à une direction n'apparaîtra pas dans la liste des AL pouvant être attribuées dans une autre direction.

Si une AL est rattachée à une direction, un utilisateur extérieur à la direction peut quand même commander sur cette AL.

Créer plusieurs directions

Il est possible de créer plusieurs directions.

Pour rappel :

● Un utilisateur ne peut faire partie que d’une seule direction. Si l’administrateur affecte un acheteur à la direction A, il ne pourra pas l’affecter à la direction B.
● Un approbateur peut être approbateur sur plusieurs directions. Par exemple, si l’on crée deux directions A et B, on peut affecter le même approbateur sur les deux directions.
● Enfin, une adresse de livraison ne peut être affectée qu’à une seule direction. En conséquence, une AL déjà attribuée à la direction A n'apparaîtra pas dans la liste des AL pouvant être attribuées à la direction B.

Notifications par email

Lorsqu’un acheteur dans une direction passe une commande, une alerte est envoyée par courriel à l’ensemble des approbateurs de niveau 1 mentionnant la commande à valider. Une fois la commande validée par le niveau 1, une alerte est envoyée au niveau 2, puis au niveau 3 s’il existe.

L’administrateur ne recevra pas de notification, à moins qu’il ne soit lui-même approbateur de la direction.

Modification d’une commande par un approbateur

Quel que soit son niveau dans le circuit de validation, l’approbateur peut modifier la commande soumise à validation dans le cadre d’une direction. Pour cela, il doit se rendre dans son espace client et cliquer sur « commandes à valider ». Dans le détail de la demande en attente d’approbation, le bouton « modifier » permet de modifier la commande.

Une fois la commande modifiée, elle est envoyée au niveau de validation supérieur avec les modifications. Le(s) approbateur(s) des niveaux supérieurs peuvent à leur tour modifier la commande s’ils le souhaitent. Si la modification intervient au dernier niveau, la commande est envoyée en préparation une fois la modification terminée.

L’historique de commande dans le cadre des directions

L’acheteur voit uniquement ses propres commandes.
L’approbateur voit ses propres commandes et les commandes des utilisateurs de sa direction dans son historique. Il verra les aussi les commandes de la direction qui ne sont pas soumises à validation.
L’administrateur voit toutes les commandes du compte client.

Suppression d’un approbateur / suppression de la direction

Suppression de la direction

Si, au moment de supprimer une direction, des commandes sont en attente de validation dans la direction, un message d’alerte s’affiche pour prévenir l’administrateur.

Si l’administrateur décide de poursuivre la suppression, les commandes en attente seront envoyées pour validation à l’ensemble des approbateurs et des administrateurs du compte client.

Suppression d’un approbateur

L’administrateur peut désaffecter un approbateur de tout niveau en le décochant de la liste des approbateurs.

Prenons l’exemple de Sophie Rolland, approbateur de niveau 1. Sophie est le seul approbateur du niveau 1. Elle a des commandes en attente de validation. Si l’administrateur désaffecte cet approbateur, les commandes en attente partent en validation chez le niveau 2, s’il existe.

Si Sophie est au dernier niveau de validation et que l’administrateur décide de poursuivre la suppression, les commandes en attente seront envoyées pour validation à l’ensemble des approbateurs et des administrateurs du compte client.

Cas particulier: l’approbateur fait partie d’une direction en tant qu’utilisateur et en tant qu’approbateur

Il se peut que l’approbateur d’une direction doive lui-même être soumis au circuit de validation pour ses propres commandes.

Prenons l’exemple de l’organisation présentée dans le schéma ci-dessus.

Sabine Pollet, Sylvie Demez et Bernard Pons sont tous les trois acheteurs et ont été affectés à la direction en tant que tels. Fanny Minnol, leur responsable hiérarchique est tenue de valider leurs commandes. Elle est approbateur de niveau 1. Les commandes doivent ensuite être validées par Alain Delorme, approbateur de niveau 2. Cependant, les commandes de Fanny Minnol doivent également être validées par Alain Delorme. Pour ce faire, Fanny Minnol a été ajoutée à la liste des utilisateurs soumis au circuit de validation.

Profils

Définition

Un profil est un modèle de paramétrage utilisateur. Dans un profil, l’administrateur indique le rôle, les autorisations et les paramètres de commande qu’il souhaite attribuer à un ensemble d’utilisateurs. Tous les utilisateurs ayant le même profil ont le même rôle, les mêmes autorisations et sont soumis aux mêmes paramètres de commande.

Paramétrer des profils permet de gagner du temps dans le paramétrage des nouveaux utilisateurs. Il offre plus de rapidité dans la modification des paramètres des utilisateurs existants.

Création d’un profil, les étapes

Seul un administrateur a les droits pour paramétrer un profil. Il accède à la page d’édition depuis son espace client, dans le bloc « Mon organisation ».

La création d’un profil s’effectue en 3 étapes.
- Etape 1 : nommer le profil
- Etape 2 : choisir les paramètres du profil
- Etape 3 : affecter des utilisateurs au profil

Nommer le profil

La première étape consiste à nommer le profil.

Paramétrage du profil

La seconde étape consiste à sélectionner l’ensemble des paramètres spécifiques au profil.

Base du profil

L’administrateur sélectionne un rôle parmi les rôles acheteur, approbateur et administrateur de compte. Ce rôle servira de base au profil.

Pour rappel,

Un administrateur est un utilisateur dont le rôle implique un accès à toutes les fonctionnalités de l’espace client :
● Achète / Passe commande
● Approuve / Valide les commandes des acheteurs (fixe les conditions)
● Crée et modifie les utilisateurs
● Crée et modifie les adresses de livraison
● Crée et modifie des minimums et maximums de commande
● Crée et modifie le budget maximum par période
● Crée et gère les catalogues personnalisés

Un Approbateur est un utilisateur dont le rôle implique qu’il puisse acheter et approuver les commandes d’autres utilisateurs
● Achète / Passe commande
● Approuve / Valide les commandes des acheteurs (sous conditions fixées par l’administrateur)

Un Acheteur Achète / Passe commande (sous conditions définies par l’administrateur).

Exemple : Il n'y a qu'un seul administrateur sur le compte client. Cet administrateur crée un profil dont le rôle de base est acheteur. L’administrateur s’affecte lui-même au profil. Il conserve quand même son rôle d’administrateur. Dans le cas contraire, on risquerait de ne plus avoir d’administrateur sur le compte.

Paramètres de commande

Sur cette base, l’administrateur sélectionne les paramètres de commande.

1 : Soumettre à validation toutes les commandes. Toutes les commandes de l’acheteur devront être validées par un approbateur ou un administrateur. Cette option n’est pas compatible avec le rôle administrateur. Les approbateurs seront soumis à validation sur leurs commandes seulement s’ils font partie d’une direction avec plusieurs niveaux de validation.

2 : Paramétrer un minimum de commande, qui peut être bloquant. Vous pouvez renseigner un minimum de commande (HT) en deçà duquel la commande de l’utilisateur sera soumise à validation. Si vous cochez la case « bloquant », l’utilisateur ne pourra pas finaliser sa commande.

3 : Paramétrer un maximum de commandes, qui peut être bloquant. Vous pouvez renseigner un maximum de commande (HT) au-dessus duquel la commande de l’utilisateur sera soumise à validation. Si vous cochez la case « bloquant », l’utilisateur ne pourra pas finaliser sa commande.

4 : Budget. L’administrateur peut définir un budget hebdomadaire, ou mensuel, ou trimestriel, ou annuel. Si l’utilisateur dépasse le seuil paramétré, les commandes seront soumises à validation auprès de l’approbateur ou de l’administrateur.

5 : Voit les commandes des autres utilisateurs. Si la case est cochée, les utilisateurs voient les commandes des autres utilisateurs de leur compte client dans leur historique de commande.

6 : Envoi des mails de validation. Si la case est cochée, les courriels pour prévenir de la validation d’une commande sont envoyés. Si la case est décochée, les courriels pour prévenir de la validation d'une commande ne sont pas envoyés.

7 : Limite de la quantité maximale commandable par produit. L'utilisateur est limité sur la quantité qu'il peut commander sur chaque référence. La quantité est la même sur tous les produits

Autorisations

L’administrateur paramètre ensuite les autorisations.

1 : Voit les statistiques. Si l’option « voit les statistiques » est activée, l’utilisateur peut consulter la page des statistiques depuis son espace client. Dans le cas contraire, l’utilisateur n’y a pas accès.

2 : Tous les commentaires de ligne remplis. Si l’option est activée, l’utilisateur devra obligatoirement renseigner un commentaire pour chacune des références ajoutées à son panier. Si au moins une référence n'a pas de commentaire renseigné, l’utilisateur ne pourra pas finaliser sa commande.

Références de commande personnalisées

L’administrateur peut configurer une référence de commande personnalisée pour les utilisateurs.

Référence inactive : la référence par défaut sera le nom de famille de l’utilisateur, et modifiable par ce dernier.
Référence bloquée : La référence personnalisée est saisie par l’administrateur, et bloquée pour l'utilisateur.
Référence formatée : L'utilisateur doit renseigner une référence de commande qui respecte le format imposé par l'administrateur.

# correspond à un chiffre, @ correspond à une lettre (majuscule), % indique de rentrer n'importe quel caractère. Tout autre caractère sera considéré comme une constante. Exemple : BC@@##BC@%% va imposer à l'utilisateur de renseigner ces exemples de références : BCRF21BCX5L ou BCSL65BCAY9.

Exemple : En tant qu’administrateur, Alain Delorme paramètre une référence de commande bloquée « FD443 » sur l’acheteur Sylvie Demez. Pour cela, il se rend dans l’onglet « Utilisateurs », puis sur la page « Détails de l’utilisateur ». Il clique sur « éditer » le rôle et limites budgétaires et modifie la référence de commande personnalisée. Sylvie Demez a donc une référence de commande paramétrée individuellement.

Alain Delorme crée maintenant un nouveau profil dans lequel il paramètre une référence de commande bloquée « GR554 ». Il affecte ce profil à Sylvie Demez.

Résultat : Sylvie Demez conserve sa référence bloquée « FD443 » paramétrée individuellement.

Affecter des utilisateurs au profil

L’étape suivante consiste à affecter des utilisateurs au profil en cliquant sur « Affecter des utilisateurs ». L’administrateur peut affecter les utilisateurs de son choix parmi les utilisateurs du compte client.

L’administrateur coche les utilisateurs qu’il souhaite affecter au profil, et clique sur « valider ».

Les paramètres du profil sont prioritaires par rapport aux paramétrages individuels

Les paramètres du profil prennent le pas sur les paramétrages individuels. Si l’utilisateur avait des paramétrages individuels, ceux-ci sont remplacés par ceux du profil.

Exception : Si elle est bloquée ou formatée, la référence de commande paramétrée au niveau individuel prend le pas sur la référence paramétrée sur le profil.

Si l’administrateur désaffecte l’utilisateur du profil, l’utilisateur retrouve ses paramétrages individuels paramétrés précédemment.
Si l’utilisateur a un profil d’affecté, l’administrateur ne peut plus effectuer de modifications de paramétrage individuel. Dans le détail de l’utilisateur, sur la page « rôle et limites budgétaires », les champs ne sont pas modifiables.

Créer plusieurs profils

Il est possible de créer plusieurs profils.
Pour ce faire, il est utile de garder la règle suivante en tête : Un utilisateur ne peut être affecté qu’à un seul profil. Si l’administrateur affecte un acheteur au profil A, il ne pourra pas l’affecter au profil B.

Messages aux collaborateurs

1. Créer un nouveau message à l'attention des collaborateurs en tant qu'admin

L’administrateur peut rédiger un ou plusieurs messages à destination des utilisateurs de son compte client.

Seul un administrateur a les droits pour paramétrer un message. Il accède à la page d’édition depuis son espace client, dans le bloc « Mon organisation ».

La page “message collaborateurs” affiche l’ensemble des messages paramétrés.
L’administrateur peut créer un nouveau message en cliquant sur “créer un message”.

Un formulaire s’affiche, permettant de renseigner un titre visible uniquement pour l’administrateur (1), le corps du message visible pour les utilisateurs (2), une date de début d’affichage du message (3) et une date de fin (4).

L’administrateur peut laisser le champ “Date de début” vide : le message apparaît immédiatement.
L’administrateur peut laisser le champ “Date de fin” vide : le message apparaît pour une durée indéterminée.

2. Modifier un message à l'attention des collaborateurs en tant qu'administrateur

L’administrateur peut modifier un message qu’il a paramétré précédemment.

Il peut modifier l’ensemble des champs du formulaire.

3. Affichage du message sur l’espace client des utilisateurs

Le message apparaît dans l’espace client de l’ensemble des utilisateurs du compte client.

Si plusieurs messages sont configurés, l’utilisateur peut les consulter grâce aux flèches en haut à droite du message. Le message le plus récent s’affiche en premier.

Carte d’achat

Principe de la carte d’achat

La carte d’achat est une carte de paiement interbancaire émise par des banques affiliées aux organismes tels que Mastercard, Visa, American Express. Ce mode de paiement est uniquement disponible pour les clients en faisant la demande.

La carte d’achat n’est pour le moment pas disponible pour les utilisateurs soumis à validation sur leurs commandes.

Habilitation des utilisateurs

Une fois le compte client paramétré en carte d’achat, l’administrateur peut habiliter les utilisateurs de son choix à régler par carte achat depuis son espace client, dans le formulaire de création et de modification des utilisateurs.

1 : Carte d’achat obligatoire. L’utilisateur ainsi paramétré n’aura accès qu’à la carte d’achat comme moyen de paiement dans le tunnel de commande.

2 : Carte d’achat optionnelle. L’utilisateur aura accès à la carte d’achat et aux autres moyens de paiements paramétrés sur le compte client, s’il y en a.

3 : Carte d’achat interdite. L’utilisateur n’aura pas accès à la carte d’achat mais il aura accès aux autres moyens de paiements paramétrés sur le compte client.

Associer un nom d’alias à un utilisateur

Pour les clients ayant recours à des cartes alias, le champ “Nom d’alias” permettra d’affecter une carte alias aux utilisateurs du compte client dans le formulaire de création ou de modification des utilisateurs. Ces utilisateurs n’auront pas à renseigner de numéro de carte achat dans le cadre de la demande d’autorisation. On ne peut attribuer qu’un seul alias par utilisateur.

Si le champ “Nom d’alias” n’est pas renseigné, l’utilisateur devra compléter ses coordonnées de carte afin de procéder à la demande d’autorisation (carte d’achat standard).

Si l’utilisateur est en multi-compte, l’alias ne sera disponible que sur le compte client sur lequel on effectue le paramétrage.

Validations

Valider les commandes via le tableau de bord

L’administrateur ainsi que le valideur bénéficient de la visualisation et de la possibilité de valider tout ou partie des commandes des utilisateurs sur leur tableau de bord.

1 : Zone de sélection du ou des comptes à visualiser.
2 : Résultat de la recherche.

Dans l’exemple ci-dessus, tous les comptes sont sélectionnés. Deux commandes sont à valider.

Pour sélectionner une ou plusieurs commandes, vos valideurs et vous-même, en tant qu’administrateur, pouvez cocher les lignes qu’il souhaite “rejeter” ou “approuver”.
Pour gagner du temps, vos valideurs et vous pouvez également tout cocher comme illustré ci dessous :

3 : Alerte indiquant la présence de produits soumis à validation dans la demande d’achat selon le catalogue personnalisé de l’utilisateur à l’origine de la commande.

Un pictogramme rouge s'affiche si la demande contient des produits soumis à validation, qu’ils soient dans la liste ou hors de la liste du catalogue personnalisé.

Un pictogramme vert s’affiche si :
- la demande d’achat contient uniquement des produits autorisés (produits autorisés dans la liste ou hors de la liste),
- l’utilisateur à l’origine de la demande d’achat n’a pas de catalogue personnalisé; tous les produits lui sont donc autorisés.

Approuver les commandes

Pour approuver une commande, il suffit de cliquer sur “Approuver”.
Et c’est tout ! Il n’y a aucune manipulation supplémentaire à effectuer.

A noter : une fois toutes les commandes approuvées ou rejetées, vous verrez la zone “validation des commandes” disparaître de votre tableau de bord, comme illustré ci dessous :

La zone des commandes à approuver sera de nouveau affichée sur le tableau de bord quand des commandes nécessiteront une action de votre part ou d’un valideur.

Note 2 : les options de visualisation et d’action avancées pour l’approbation ou le rejet des commandes sont présentées dans la suite de ce guide.
Note 3 : l’utilisateur reçoit des e-mails l’informant du rejet ou de l’approbation de sa commande. Il peut aussi consulter dans son espace ses commandes acceptées et refusées.

Rejeter les commandes

Après avoir sélectionné une ou plusieurs commandes et cliqué sur “Rejeter”, vous et vos valideurs pouvez renseigner un commentaire à destination du ou des utilisateurs qui ont initié la commande :

Une fois que vous avez entré votre commentaire et cliqué sur “Rejeter”, les utilisateurs concernés sont notifiés de votre refus par mail.

Valider les commandes via le menu latéral

Le menu “Validation des commandes” est disponible pour vous en tant qu’administrateurs, mais également à vos valideurs.

Commandes "à valider"

Lorsque vous cliquez sur ce sous menu, la page affichée présente la liste des commandes à valider :

1 : Cliquer sur “Numéro de la demande d’achat” permet de consulter le détail de la commande.
2 : “Référence client” : par défaut, la référence client est le nom de famille de l’utilisateur qui passe commande. Vous pouvez paramétrer cette référence. 3 : Cliquer sur « Détails » permet de consulter le détail de la commande. Cela vous donne également accès à un récapitulatif de la somme dépensée par l’utilisateur et au détail des commandes.

Exemple de détail de l’approbation :

Les fonctionnalités "Rejeter" et "Approuver" sont identiques à celles décrites dans le paragraphe 3.1.
Une autre option est disponible uniquement via sous menu “commandes à valider”, il s’agit de “Modifier”.
En effet, cette option vous permet de modifier une commande avant de l’approuver.
Une fois que vous cliquez sur « Modifier », l’outil place les produits de la commande à valider dans votre panier, afin que vous puissiez les modifier.
Attention ! Si vous avez déjà des produits dans son panier, vous devrez le sauvegarder pour pouvoir modifier et valider la commande de votre utilisateur. Pas de panique, si cela vous arrive, le message suivant s’affichera pour vous rappeler de sauvegarder votre panier en cours.

Cliquez sur “enregistrer mon panier” afin que la commande de l’utilisateur qui doit être validée s’affiche.

1 et 2 : Vous pouvez modifier les quantités et cliquer sur “Mettre panier à jour” afin de recalculer le montant du panier
3 : Vous pouvez aussi ajouter des produits au panier si vous souhiatez compléter la commande en saisissant une référence ou le nom d’un produit.

Cliquez ensuite sur “passer la commande” et c’est tout bon !

Seules certaines zones ne seront pas modifiables, notamment le compte client et l’adresse comme illustré ci-dessous en grisé :

Par ailleurs, vous pouvez changer la date de livraison souhaitée, mais vous ne pouvez pas modifier le commentaire renseigné par votre utilisateur.

Enfin, il vous est possible de changer le moyen de paiement sélectionné par l’utilisateur :

Commandes refusées ou modifiées

C’est ici que vous pouvez consulter les commandes que vous avez refusées ou modifiées ainsi que le détail de chaque commande :

Exemple d’affichage :

Exemple de détail et option “repasser la commande” :

Vous pouvez reprendre une commande précédemment refusée pour la passer.
Le processus de commande est le même que celui qui est détaillé dans le paragraphe précédent “3.2.1. Commandes à valider”.

Pilotage

Commandes

Dernières commandes

Depuis votre tableau de bord, vous pouvez consulter les dernières commandes passées sur le site.
En plus de vos propres commandes, vous pouvez consulter les commandes passées par les autres utilisateurs.

Exemple ci-dessus : L'administrateur “Jean Pasquet” voit sa commande, mais aussi celles des autres utilisateurs “Gwendoline Jacquet” et “Géraldine Dupont”.

En cliquant sur “historique des commandes”, vous serez redirigé dans le menu complet de consultation de l’historique.

Historique de commandes

Le menu historique de commande de l’administrateur diffère de celui de l’utilisateur car il vous permet de consulter toutes les commandes passées par tous les utilisateurs.

1 : Vous pouvez trier les commandes par date et rechercher des commandes par nom d’utilisateur
2 et 3 : Illustration de la présence des commandes de tous les utilisateurs, ici la commande de l’administrateur “Jean Pasquet” et de l’utilisateur “Gwendoline Jacquet”.

Exemple de filtre appliqué sur le nom de famille de l’utilisateur “Dupont”:

Budget des utilisateurs

Le tableau de bord affiche un aperçu du budget des utilisateurs et les sommes déjà dépensées.

Dans l’exemple ci-dessus nous voyons 4 utilisateurs :
- le premier a dépassé son budget (en rouge)
- le deuxième n’a dépensé qu’une partie de son budget
- les 2 derniers n’ont pas de budget défini.

Statistiques de consommation

Les statistiques sont mises à votre disposition afin que vous puissiez piloter les dépenses de votre structure.
Ces statistiques sont mises à jour une fois par mois.
Vous pouvez sélectionner une période N, qui sera comparée automatiquement à la même période N-1.

1 : Sélection de la période.
2 : Filtrer par adresse : vous pouvez filtrer par adresse de livraison ou sélectionner toutes les adresses.

3 : Indicateurs globaux.
4 : Répartition de la quantité de produits verts consommés et consommation moyenne des clients Fiducial.

5 : Affichage des courbes de consommation : comparaison de la période sélectionnée N à la même période N-1.

6 : Le pourcentage affiché par univers produit correspond au pourcentage de vos dépenses dans cet univers produit par rapport à ses dépenses totales. Dans l’exemple ci-dessus, 88% des dépenses concernent la fourniture de bureau.
Lorsque vous double-cliquez sur un segment du graphique, vous zoomez sur l’univers que vous avez sélectionné (voir exemple ci-après).
7 : L’outil affiche les dix produits les plus commandés en fonction de la quantité achetée et non du nombre d'occurrences d'achat. Ce tableau se met à jour quand on sélectionne un univers produit (voir exemple ci-après).
Si vous souhaitez consulter le détail des consommations dans un univers produit, double-cliquez sur la section du graphique qui vous intéresse. Dans l’exemple ci-dessous, l’administrateur a double-cliqué sur l’univers fournitures de bureau.

8 : Le graphique est mis à jour. L’outil affiche la répartition des dépenses au sein de l’univers produit. Il est possible de zoomer une fois de plus dans les sous-familles de produits. Le lien « retour au niveau initial » permet de remonter dans l'arborescence des produits.
9 : La liste des produits les plus commandés est mise à jour : l’outil affiche les 10 produits les plus commandés dans l’univers sélectionné.

10 : Vous pouvez exporter les statistiques par produit ou par famille de produit.